Um site inteligente e uma secretária de IA que responde em segundos, agenda todas as especialidades e nunca esquece o lembrete.
Uma demonstração completa para uma clínica de três especialidades: dermatologia, oftalmologia e psiquiatria sob o mesmo teto, uma recepção que vive trocando de funcionário, e pacientes que agendam pelo WhatsApp, por telefone e por e-mail. O site, a recepcionista ao vivo e os números estão todos nesta página. Os médicos continuam no controle; a recepção deixa de ser o gargalo.
Um site inteligente, mais uma secretária de IA que cuida dos pacientes.
A secretária responde no WhatsApp, telefone e e-mail, agenda as consultas, envia os lembretes, faz o acompanhamento depois da consulta e coleta o feedback. Qualquer coisa clínica vai para o médico. O site abaixo é a demonstração; a recepcionista logo abaixo dele está ao vivo: mande uma mensagem.
Escreva para a recepcionista como um paciente escreveria.
É uma IA de verdade, não um roteiro. Pergunte preços, convênios, os dias dos médicos; tente agendar; pergunte algo clínico e veja ela repassar ao médico. Dez mensagens por sessão, sem agendamentos reais.
Três canais, uma recepcionista: as mesmas conversas, como aconteceriam.
Escolha um canal e veja uma conversa real acontecer: triagem, agendamento, confirmação, lembrete, acompanhamento. Qualquer coisa clínica vai para uma pessoa. Todo o resto é resolvido, registrado e aparece no resumo matinal do médico.
- Respondido em 4 segundos, às 19h42, sem ninguém na recepção
- O médico certo, a duração certa, horários reais
- Agendado, confirmado, dois lembretes programados
- A pergunta clínica foi para o médico, não para o robô
- Tudo no resumo matinal do Dr. Lucas
Quanto isso vale para a clínica.
O que entra, o que cuida, o que sai.
- Ligação
- Mensagem no WhatsApp
- Data de retorno vencendo
- Consulta na agenda do médico certo
- Lembrete 48h e 2h antes
- Pergunta clínica → uma pessoa
- Resumo matinal do médico
Imagine uma clínica com três especialistas: uma dermatologista que é a dona, um oftalmologista e um psiquiatra que dividem o prédio e a recepção. Três agendas, três listas de serviços, uma recepção. Cerca de 200 consultas por semana entre os três.
A recepção é o problema que o dono cita primeiro. Recepcionistas são contratadas, treinadas e vão embora dentro de um ano. No meio do caminho, perdem consultas, não sabem o que cada especialista realmente oferece, e passam um médico ao telefone para perguntas que a recepção deveria responder. Pacientes agendam por telefone e, cada vez mais, por WhatsApp, o que significa que agendamentos vivem numa conversa que ninguém audita.
O dono não está pedindo menos controle. Está pedindo uma recepção que conheça a clínica tão bem quanto ele e não peça demissão.
Os problemas que esperamos encontrar, na ordem em que custam dinheiro.
A falta
Sem lembrete, sem jeito fácil de remarcar, então um horário fica vazio e a hora do médico é gasta. Em atendimento ambulatorial, cerca de uma em cada quatro consultas agendadas não acontece.
A linha que ninguém atende
Ligações no horário da clínica tocam numa recepção que está fazendo check-in de alguém. Fora do horário, tocam para ninguém. Cada uma é um paciente que agenda em outro lugar ou não agenda.
O médico ao telefone
“A dermatologia faz isso?” acaba com um médico entre pacientes. Três catálogos de serviços que vivem na cabeça de três médicos não se ensinam a um funcionário novo em uma semana.
O retorno que nunca acontece
Exames anuais, retornos e acompanhamentos de doenças crônicas dependem de alguém lembrar de ligar. Ninguém lembra, então os melhores pacientes da clínica vão sumindo.
Um sistema, construído em volta de como o negócio já funciona.
Uma recepção por telefone, WhatsApp e e-mail
Uma assistente atende os três canais na voz da clínica, em português e inglês. Ela conhece o catálogo completo de serviços dos três especialistas porque cada médico aprovou, linha por linha, antes de ela responder a primeira mensagem. Qualquer coisa clínica é passada a uma pessoa com a conversa anexada; a assistente nunca dá orientação médica.
Agendamento com as regras de cada médico
Agenda no calendário da clínica com regras por médico: duração da consulta por serviço, em quais dias cada especialista atende, retornos por vídeo na psiquiatria, intervalo para procedimentos, e um limite de horários para pacientes novos. O paciente recebe a confirmação no canal que usou.
Lembretes com remarcação em um toque
Confirmação no agendamento, lembrete dois dias antes e de novo na manhã da consulta, cada um com opção de remarcar. Um horário cancelado é oferecido automaticamente à lista de espera.
Campanhas de retorno
Exame anual vencendo, retorno atrasado, revisão de receita chegando: a assistente entra em contato pelo WhatsApp, agenda a consulta e registra. O médico define os intervalos uma vez.
O resumo matinal do médico
Toda manhã: o que foi agendado, o que foi remarcado, o que foi escalado, e qualquer pergunta que a assistente não conseguiu responder, para o catálogo melhorar toda semana. O dono vê tudo e muda o que quiser.
Tratamento de dados por desenho
Dados mínimos, guardados nos sistemas da própria clínica. Construído para a LGPD no Brasil e a HIPAA nos EUA, com trilha de auditoria de cada mensagem que a assistente enviou e cada passagem para uma pessoa.
Os mesmos momentos, antes e depois do sistema.
Quanto vale, e como chegamos lá.
A clínica do exemplo agenda 200 consultas por semana entre os três médicos, a uma média de US$ 120 por consulta, e usamos 4,33 semanas por mês em toda a conta.
Faltas: na taxa média global de 23%, 46 consultas agendadas por semana não acontecem. A US$ 120, são US$ 5.520 por semana, cerca de US$ 23.900 por mês de receita agendada que não entra.
Ligações não atendidas: digamos que a recepção receba 300 ligações por semana e uma em cinco caia durante o check-in ou fora do horário. São 60 ligações; se uma em quatro era um agendamento, são 15 consultas, US$ 1.800 por semana, cerca de US$ 7.800 por mês.
O médico ao telefone: cinco interrupções por dia de seis minutos cada são duas horas e meia por semana de tempo de médico. A US$ 150 a hora, são US$ 375 por semana, cerca de US$ 1.600 por mês.
Retorno: 250 pacientes por ano têm uma consulta anual vencendo sobre a qual ninguém liga. Se 40% agendariam ao serem chamados, são 100 consultas por ano, US$ 12.000, cerca de US$ 1.000 por mês.
Somando, cerca de US$ 34.300 por mês estão vazando. Não reivindicamos tudo. Lembretes movem o comparecimento em cerca de 14% relativos na literatura, então com a lista de espera e a remarcação no mesmo dia tomamos um terço das faltas (US$ 8.000), metade dos agendamentos não atendidos (US$ 3.900), todo o retorno (US$ 1.000) e o tempo do médico ao telefone (US$ 1.600): cerca de US$ 14.500 por mês recuperáveis, ou algo como US$ 174.000 por ano, para a clínica do exemplo. A sua é construída a partir dos seus próprios registros nas primeiras duas semanas.
- Os 23% são uma média global entre especialidades e países; uma clínica particular bem administrada pode já estar bem abaixo, e o número recuperado encolhe junto.
- O valor médio da consulta varia enormemente entre uma consulta de clínica geral e um procedimento de especialidade. Usaríamos a divisão de faturamento da própria clínica, não uma média única.
- Os efeitos de lembrete na literatura são para mensagens de texto. Nossa premissa de que o WhatsApp rende pelo menos igual é razoável no Brasil, onde é o canal padrão, mas é uma premissa.
- O volume de ligações e a parcela que teria agendado são premissas. Duas semanas do registro de ligações da clínica substituem as duas.
A segunda camada, quando a recepção tiver um mês de dados.
Cadastro antes da consulta
Convênio, histórico e consentimento coletados pelo WhatsApp no dia anterior, para o check-in levar um minuto.
Acompanhamento pós-consulta e avaliações
Uma mensagem depois da consulta com as orientações que o médico escolheu, e um link de avaliação quando a consulta foi bem.
Os números da própria clínica
Consultas por serviço, por médico, por origem; taxa de faltas por dia; o que a recepção resolveu sem uma pessoa. Uma página por mês.
Três etapas. A primeira é grátis, e você pode parar depois de qualquer uma.
- 01Grátis · relatório em até uma semana
A conversa, e o seu relatório
Nada a pagar, nada a assinar.
- Uma conversa sobre o seu negócio
- Um relatório por escrito, que fica com você
- Nenhuma obrigação de seguir adiante
- 02A partir de US$ 1.000 · normalmente 4–6 semanas
Aprofundar, e construir
Só se o relatório mostrou algo que vale a pena ter.
- Uma análise séria da oportunidade que você escolheu
- Um sistema funcionando, no ar, com os seus dados e as suas regras
- 03Incluído na sua construção
Ele presta contas de si mesmo
Incluído em tudo que construirmos para você.
- Relatórios que mostram o que ele retornou
- Nós por perto quando as coisas mudarem
Quer isso com os seus números?
Uma conversa, depois um relatório por escrito: onde o seu negócio perde dinheiro, quanto vale cada vazamento e o que seria preciso para fechá-lo. Seu, de qualquer forma.
Um showcase: uma demonstração completa para o setor, não um cliente. A clínica é fictícia para fins de demonstração e os números são ilustrativos, com as contas mostradas; os seus são construídos a partir dos seus próprios registros.